Arkkitiimi Osuuskunta - tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan Arkkitiimi Osuuskunnan aputoiminimen - Huoltonen - henkilötietojen käsittelyä kaikkien niiden tietojen osalta, joissa Huoltonen on rekisterinpitäjänä. Huoltonen on sitoutunut suojaamaan käyttäjien yksityisyyttä EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Tietojen kerääminen

Huoltosen henkilötietojen käsittelyyn vaikuttaa henkilön suhde yritykseen. Henkilö voi olla minkä tahansa Huoltosen palvelun tilaaja. Huoltonen kerää myös analytiikkaa verkkosivustolla kävijöistä ja kohdentaa kävijätietojen perusteella mainontaa sosiaalisen median kanavissa. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät lisätiedot löytyvät tältä sivulta.

Asiakkaat ja asiakkaan edustajat sekä yhteyshenkilöt

Tähän ryhmään kuuluvat asiakkaan tunnistamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot, jotka ovat vähintään sähköpostiosoite ja nimi. Lisäksi tiedossa saattaa olla osoite, puhelinnumero, tilaavan yrityksen yritystiedot ja toimenkuva sekä muita asiakkaan mahdollisesti Huoltoselle toimittamia tietoja. Asiakkuuteen liittyvät tiedot kerätään pääosin suoraan asiakkaalta itseltään asiakaspalvelutilanteessa tai asiakas luovuttaa tiedot keskustelun, verkkolomakkeen, aplikaation tai sähköpostin välityksellä. Asiakkaiden tietoja käytetään yhteydenpitoon vain palvelun varmistamiseksi tai tuottamiseksi. Tietojen käsittelyn perusteena on siis aina joko sopimus tai välittömästi sopimuksen valmisteluun liittyvät toimet. Henkilö- tai yritystietoja säilytetään sopimussuhteen ajan ja kahden vuoden ajan sopimuksen päättymisestä mahdollisten valitusten tai korjauspyyntöjen käsittelemiseksi, ellei lainsäädännössä toisin vaadita.

Tarjouspyyntö ja palvelun tilaajat

Tähän ryhmään kuuluvien henkilöiden tunnistamiseen ja yhteydenpitoon käytetään vähintään sähköpostiosoitetta. Lisäksi Huoltosella saattaa olla tallennettuna palveluntilaajien osoite, puhelinnumero ja muita tilaajan tai vastaanottajan mahdollisesti Huoltoselle toimittamia tietoja. Tietoja tarjouksen pohjaksi ja palvelun järjestämiseksi kerätään esimerkiksi keskustelun, verkkolomakkeen, aplikaation tai sähköpostin välityksellä. Tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella. Oikeutettu etu on elinkeinon harjoittaminen ja viestinnän, sekä mahdollisen jälkimarkkinoinnin toteuttaminen sen mahdollistamiseksi.

Verkkosivujen käyttöön liittyvät tiedot: eväste eli cookie, IP-osoite, laitetunniste ja asiakastunniste. Tarjouspyynnön tilauslomakeella evästeisiin tallentuu tieto esimerkiksi siitä, mitä lomaketta käyttävä asiakas on viimeksi tilannut, seuraavan tilauksen helpottamiseksi. Verkkosivujen kävijäanalytiikan tiedot muodostuvat rekisteröidyn toimista verkkosivuilla vierailun aikana. Sivustollamme käytetään evästeitä seuraaviin tarkoituksiin:

  • Kävijätilastointia varten (Simple Analytics, jne.)
  • Käyttäjien lomaketietojen esitäyttö (jonka asiakas voi aina poistaa tyhjentämällä käyttämänsä selaimen välimuistin)
  • Sosiaalisen median mainostus- ja kohdennuseväste (esim. Facebook)
  • Asiakastiedon ja palvelun alusta Shopifyn evästeet

Verkkopalveluissamme on käytössä ns. yhteisöliitännäisiä toimintoja, kuten inforuutuja, joiden sisältöä ladattaessa henkilötietojasi (esim. IP-osoite, selaimesi tiedot) siirretään Facebookille tai muille käytössä oleville sosiaalisen median kanaville.

Shopify

Tietojen säilytyspaikkana ja palvelun alustana toimii tämän tyyppisille palveluille myyntialustaksi tehty, Shopify, jonka tietosuojasta voit lukea lisää osoitteesta: https://help.shopify.com/fi/manual/your-account/privacy/GDPR/GDPR-Shopify

Facebook

Facebookin osalta käytössä on eväste (_fbp), jonka avulla Facebook saa tiedon vierailusta sivuillamme ja pystyy kohdentamaan mainoksia sinulle sen perusteella. Tämä mahdollistaa myös jälkimarkkinointimme sinulle Facebookissa ostettujen kampanjoiden kautta. Me emme saa sinusta tietoja Facebookin kautta. Facebook käsittelee tietojasi itsenäisenä rekisterinpitäjänä ja heidän tietosuojakäytännöistään voit lukea lisää osoitteesta: https://www.facebook.com/about/privacy

Oikeudet

Tavanomaisissa asiakaspalvelutilanteissa, kuten esimerkiksi yhteystietojen muutoksissa sekä tiedusteluissa, voit ottaa yhteyttä Huoltosen tietosuojavastaavaan.

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Sinulla on oikeus tutustua sinusta tallennettuihin Huoltosen hallussa oleviin henkilötietoihin. Saat niistä halutessasi myös kopion itsellesi. Oikeutta tutustua tietoihin voidaan kuitenkin joutua rajoittamaan lainsäädännön ja muiden henkilöiden yksityisyyden suojan vuoksi.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin. Poikkeus tähän voi olla tilanne, jossa aiemmin toimitettu tieto on jollain tavalla olennainen esimerkiksi sopimukseen tai toimitukseen liittyen. Tällöin emme välttämättä korvaa vanhaa tietoa, vaan lisäämme uuden tiedon tiedoksi muuttuneeseen tietoon.

Oikeus tietojen poistamiseen

Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista. Tietojen poistaminen voidaan tehdä esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:

  • Peruutat henkilötietojen käsittelyn suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta perustetta
  • Vastustat tietojesi käsittelyä eikä käsittelyn jatkamiselle ole muuta perustetta, esimerkiksi jos et enää tule käyttämään Huoltosen palveluita. Henkilötieto, jonka käsittelylle meillä ei ole lain mukaan käsittelyoikeutta ja käsittelyn tarve lakkaa, poistamme itse ilman pyyntöäsikin.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla on oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi tilanteissa, joissa epäilet henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta tai olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä, mutta asioiden selvittäminen on vielä kesken.

Vastustamisoikeus

Sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä tilanteessa, jolloin käsittelemme tietoja yleiseen etuun vedoten (esimerkiksi tieteellinen tai historiallinen tutkimus tai tilastointi) tai omaan oikeutettuun etuumme perustuen (esimerkiksi suoramarkkinointi).

Oikeus tietojen siirrettävyyteen

Oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen ei koske yritysten välisissä liikesuhteissa käsiteltyjä tietoja tapauksissa, joissa käsittely ei perustu rekisteröidyn suostumukseen tai sopimukseen, jonka osapuoli henkilö on. Emme muutenkaan siirrä henkilötietojasi automaattisesti minnekään – emme edes pyynnöstä. Sinulla on kuitenkin oikeus saada antamasi henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa. Oikeus koskee henkilötietoja, joita on käsitelty automaattisesti sopimukseen tai suostumukseen perustuen.

Oikeus peruuttaa suostumus

Sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta ennen sen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen peruuttaminen ei aseta sinua mitenkään eriarvoiseen asemaan muiden kanssa palveluidemme käytön osalta, etkä menetä mitään oikeuksiasi muihin verrattuna.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli epäilet henkilötietojasi käytettävän epäasianmukaisesti tai lainvastaisesti. Toivomme, että olet kuitenkin aina ensin yhteydessä meihin ja pyrimme selvittämään asiat jo ennen kuin niistä tulee ongelmia. Yhteystiedot ovat tämän selosteen alussa.

  • Tietosuojavaltuutetun toimisto
  • Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
  • Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
  • Vaihde: 029 56 66700
  • Faksi: 029 56 66735
  • Sähköposti: [email protected]

Henkilötietojen siirrot ja siirrot kolmansiin maihin

Tietojamme ei koskaan yhdistetä muihin rekistereihin, eikä niitä luovuteta kolmansille osapuolille, ellei lainsäädännössä sitä vaadita.

Tietojen käsittelyn riskit ja tietojen suojaaminen

Olennaisin riski järjestelmään liittyen on sinun itsesi meille toimittama tieto. Huoltonen ei kerää esimerkiksi henkilökohtaiseen yksityiselämään kuuluvia tietoja. Kaikissa tilanteissa on syytä huomioida, ettemme pysty ennakolta arvioimaan tai kontrolloimaan meille toimitettujen tietojen sisältöä ja siten suorittaa erityisiä suojaustoimia. Tämä ei nykyisellä suojaustasolla aiheuta riskejä rekisteröidyn oikeuksille tai vapauksille, johtuen henkilökuntamme rajatusta pääsystä asiakastietoihin.

Tietoja käsitellään ja tallennetaan seuraaviin järjestelmiin, joiden tietosuojaan voi tutustua tästä:

Henkilötietojen käsittelyssä ja suojaustoimissa huomioidaan voimassa olevan tietosuojaa koskevan lainsäädännön vaatimukset. Tietosuojaan liittyviä käytäntöjä saatetaan päivittää. Muutokset julkaistaan tällä sivulla.

Viimeinen muokkaus: 28.04.2021